如何发送邮件

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发邮件的礼仪及格式

（一）主题与签名

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！

3.最好把你的邮箱好一个签名，以便对方一目了然又便于留存。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

5.。也不要用胡乱无实际的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

6.一封信尽可能只针对一个主题可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发

出前忘记检查主题。主题是给别人的。

7.最最重要的一点，主题千万不第一印象，一定要慎重。

（二）关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

2.邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，

要求其给出必要的回应。

3.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的

“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

4.关于格式，称呼是第一行顶格写。

开头结尾最好要有问候语

6.要简单的开头写一个“Hi”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼行

空两格写。

7.结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“致敬”。

8.俗话说得好，“礼多不怪人”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方

也能平静的看待。

（三）回复技巧

1.及时回复Email

2.收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人

的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些简洁重要的邮件。

3.如果事情复杂，你无法及时回复，那至少应该及时的回复说：“收到了，我们正在处理，

一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出回应，哪怕只是确

认一下收到了。

4.如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

5.进行针对性回复

6.当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单

的，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费

资源。

7.回复不得少于10个字

8.对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，

这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

9.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

10.如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此

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时采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方

式。

（四）附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

（五）发送邮件和回复邮件都必须抄送一份给吴总！

（六）邮件恰当用词：

言语不要过于强硬，如要向别人要一样物品，须问某某是否可以提供，一定要以询问

的客气的语气（如：请问能否提供某某物品或方不方便提供某某物品等），不可用太过直

接的文字（如：给我，我要等字语）

别人询问某件事情是否做好，未完成要如何回答，完成了又如何回答，如未完成须回

答：因某某事情出现技术上的问题，需要进一步改进，改进过程需要一定的时间，交货问

题，因成产过程中出现质量问题，需要进一步完善，耽误了交货时间为此深表歉意，在时

间上回答不得含糊不清，完成的时间明天就是明天，后天就是后天，不能有大概，可能，

也许等这类不确定的字眼。如已经完成须回答：某某先生或小姐，我们已经按照您的要求

完成了您所需要的，请知悉，谢谢！未能及时给对方回复等对方追问时，要以歉意的语气

答复对方，答复：由于工作太过于繁忙，一时疏忽了，未能及时回复您，为此给您工作上

带来的不便，深感抱歉。