透明主题-金山快译怎么用
![电子邮件地址格式](/uploads/image/0122.jpg)
2023年4月7日发(作者:淘宝助理下载地址)
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电子邮件的格式
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:
①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人
email地址、密送收信人email地址。②标题。③称呼、开
头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人
职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,
最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写
作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用dear+title作为
称呼,如只知对方姓名不知性别,可用dear+全名,如邮件
为一封通函,则用dearall作为邮件称呼;正文应结构清楚,
便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利
用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目
了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则,即
correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy
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原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、
义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言,
不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无
误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完
整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。一
封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给
阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼
要为第一要务。
在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是
句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。其词汇特征
是用语简洁,语言简明扼要。
另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,
如u表示you,pls表示please,info表示information,
qty表示quantity,p“c表示piece,l“c表示
letterofcredit,fob表示freeonboard。
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例1itisverydifficulttosellmanholecovers
inproductmusthavethequalitycertificateissued
infrance.
例2price:fobshanghaiusd96“pc.
例3hopeyoucanacceptit.
例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用
表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复
合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务
英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用,例3
中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子
邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者
所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子
邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才
能达到良好的沟通效果。邮件是否完整,可以用5w1h来检
验,即who,when,where,what,why和how。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。
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具体表现在:
例1wewilldeliveryourgoodssoon.
例2中significant一词意为明显的、不小的,语义模
糊,故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快,
语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月
日。
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于
电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注重
措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮
件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达
观点,提出要求。
例1ifitisnotforthelargerorderswereceive
fromanumberofourregularcustomers,wecouldnothave
quotedforsuppliesevenatthatprice.
例2iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyour
bestquotationsfor65,000pieces.
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务
谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受
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损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重
要性也日益明显。同时,电子商务的普及,往往会让写忽视
商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那
样的问题。然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的
英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风
格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要
的作用。因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和
格式,遵循邮件的写作原则。
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