后续段落样式

Word样式，大纲和目录

2.1自动编号

当我们输入类似“1、”这样以编号开始的段落时，Word会自动将其识别为编号。有人觉着这个功能很烦

人。可是，Word错了吗？99%的可能是，这真的是一个有编号的列表。很有可能有人取消了Word的自动编

号后，自己又手动去输入“2、”„„这可能是因为有时候Word的自动编号表现得有点难以捉摸，不如手

动输入来的直接。

连续应用自动编号是没有问题的。要结束编号，只要敲Backspace或连续两次Enter即可。Tab，Shift+Tab

可以调整列表项的级别；也可以选择“编号”按钮旁的小三角，打开下拉菜单，在“更改列表级别”

中选择适当的级别。

自动编号让人混乱的情况一般是编号和正文交替出现。这时：

-可以先带着自动编号，把整个列表输完，然后选中不需要编号的段落（可以按着Ctrl键选择不连续的段

落），设置编号为“无”，后面的编号项会自动更新；

-不输入序号，免得Word“自动更正”，输完列表后选中要编号的段落，再添加编号；

-如果有的段落已经有编号，可以使用“格式刷”，将编号“刷”到需要的段落。

编号不只是123。打开“定义新编号格式”对话框，可以选择多种“编号样式”，如罗马数字，阿拉伯数

字，中文序号等；在编号前后输入需要的字符，就会扩展成很多形式。在第4章“参考文献的处理”，就

是在编号前后加上了方括号和英文句号，形如“[1].”。

2.4节会介绍将多级编号和标题样式组合在一起，实现更方便的功能。

可以看到编号也是有灰色底纹的“域”。

图2-1自动编号格式

2.2大纲

大纲级别是在“段落对话框”设置的，包括“正文”，“1级”~“9级”。设置了1级~9级的大纲级别后，

Word就可以将其提取为对应的目录项。

Word有“大纲视图”，可以快速调整段落的大纲级别，在不同的大纲级别下浏览文档，以及使用“主从文

档”等。使用标题样式后，不用大纲视图也基本可以完成相关操作。现在的电脑性能已经足够好，如果文

件不是特别大，建议不必使用主从文档，直接在一个文件里操作即可。

2.3样式（Style）

样式是字体、段落、制表符、边框、语言、图文框、编号一系列格式的组合。应用一个样式，相当于同时

应用了这么多格式设置，还可以为样式指定快捷键，大大提高了操作效率。

样式面板在“开始”选项卡，很大部分空间是“快速样式列表”，非常醒目。单击某个样式就可以直接应

用到当前光标所在的段落。

应用了“标题”样式后，会在段落左侧出现一个黑色小方块作为标志，它不会被打印出来的。新版本的WPS

则不会显示小方块，防止用户误解。

图2-2样式面板

图2-3应用和修改样式

在样式名上右击，以“标题1”样式为例，在快捷菜单中：

-“更新‘标题1’以匹配所选内容”是将“标题1”样式更改为与当前光标所在段落相同的格式，并将格

式更改应用到所有“标题1”样式的段落上。

-可以“修改”样式，修改后会立即更新应用了该样式的全部段落的格式；

-“选择所有6个实例”，就可以同时选中应用了该样式的段落；

可见样式的更新是批量化的，要比用“格式刷”一个个段落去“刷”要方便得多。

内建样式的名称是Word与用户关于文档结构的约定。当用户应用“标题1”样式时，就相当于告诉Word：

“这是一级标题。”强烈建议不要重命名Word内置的样式。因为Word很多功能，如自动生成目录等，都

是依赖样式名的。

单击样式面板的按钮，打开样式列表。勾选“显示预览”，就可以直接看到样式的效果；在“选项”

对话框中选择“要显示的样式”为“所有样式”，就会列出Word内置的所有样式。

单击按钮就会打开“新建/修改样式”对话框：

-“样式类型”有应用于段落的（样式列表中有回车符）、应用于文字的（a），两者皆可的“链接段落和

字符”（回车符和a），以及“表格”，“列表”等；

-“样式基准”可以选择在已有样式的基础上稍做修改，作为新样式。几乎所有的Word内置样式都是基于

“正文”的；基准样式的修改会影响基于它的所有样式。我们经常要把“正文”样式的段落格式修改为“首

行缩进2字符”，更改默认中英文字体及字号等，为防止重复操作，要首先修改“正文”样式，再去修改

其它样式；

-“后续段落样式”默认为“正文”，也可根据需要选择特定样式；

-如果勾选了“自动更新”，如果修改应用了该样式的某一段落的字体，段落，边框等格式，会立即同步

更新到应用了该样式的全部段落上，不建议勾选此项。

样式中常用的格式有：

-字体设置中英文字体，大小，黑体，斜体，下划线，上下标，隐藏等

-段落设置对齐方式，大纲级别，左右缩进，首行缩进和悬挂缩进，段前段后间距，行距等

-边框设置段落或文字的边框和底纹

图2-4所有样式列表

图2-5新建/修改样式对话框

图2-6Word的段落对话框

图2-7WPS的段落对话框

Word中的度量单位有磅，英寸，厘米，毫米，行，字符等，以“段落”对话框为例，如果缩进的默认单位

是厘米，想要改为其它单位，如“字符”，只要直接输入数值加“字符”，Word会自动将其识别为度量单

位。Word默认的单位一般是英制的。WPS的度量单位默认是公制的，而且和数值是分开的，如图2-7，只

要在单位上单击就可以更改为需要的单位。

标题1~3样式默认的快捷键是“Ctrl+Alt+1~3”，如果用到标题4样式，建议自定义快捷键为“Ctrl+Alt+4”。

一般的文档章节层次使用四级标题就足够了。

还可以选择设置好格式的段落后，展开“快速样式列表”，选择“将所选内容保存为新快速样式”，输入

样式名，就快速创建了一个新样式。

图2-8新快速样式

2.4标题样式和多级编号

如果章节的标题需要编号，如“第一章”，“1.1”等，应该使用自动编号功能。

首先各级标题一定要应用对应的“标题”样式。

和普通段落一样，在标题上应用自动编号，然后调整子标题的编号级别；也可以直接在多级列表中选择那

些已经将编号和标题样式关联好的列表格式，如图后面的三种，再稍修改编号样式；

图2-9多级编号

设置好编号后，可以用格式刷复制格式，但建议更新对应的标题样式，以把自动编号增加到样式中。

通过“定义新的多级列表”对话框可以集中设置各级别标题的自动编号：

-在“将级别链接到样式”下拉列表中选择对应的标题样式，就会反映在预览区。

-前面已经提到，“输入编号的格式”文本框中，可以在有灰色底纹的编号占位符前后输入需要的文字，

配合编号样式得到更多的效果。

-如果勾选了“正规形式编号”，则“此级别的编号样式”下拉列表会变灰不可用，此时的编号样式只能

是阿拉伯数字。如果第1级的编号样式设置为中文数字，后面的级别就变成了“一.1.1”的样子，勾选“正

规形式编号”就能得到“1.1.1”的格式。

-可以单击“设置所有级别”按钮，统一设置各级别的缩进量。

-由于第1级自定义的编号格式中已经有了顿号，所以“编号之后”选择了“不特别标注”。

图2-10定义新多级列表，第一级

图2-11定义新多级列表，第三级

WPS对应的对话框设计得就好的多。每级的编号占位符分别用带圈数字表示，如果误删了，直接用软键盘

输入需要的带圈数字即可。

图2-12WPS的“自定义多级编号列表”对话框

将需要的编号级别和标题样式关联后，再应用各级标题样式时，Word就会自动添加相应的编号；如果已经

应用了标题样式，也会自动添加编号。这样输入章节标题时就不必输入编号了，只要输入标题内容，然后

应用相应的标题样式，就会自动编号。

应用了标题样式后，勾选“视图”选项卡的“文档结构图”，就会出现文档结构图导航窗格，单击标题就

可以转到相应页面，非常方便浏览文档。下面两份文档，页面看起来一样，但一个没有文档结构图，另一

个应用了标题样式，自动生成了结构图。

图2-13看似结构良好的文档

图2-14应用标题样式后的文档

2.5自动生成目录

在“引用”选项卡的“目录”面板选择“目录”下拉菜单中的“插入目录”，打开“目录”对话框。

单击“修改”按钮，会发现目录中各级别的项都有对应的“目录”样式。可能要求不同的目录级要缩进，

或左对齐，就可以修改“目录”样式中的段落缩进，当然也可以直接在样式列表中选择“目录”样式进行

修改。

图2-15目录对话框

单击“选项按钮”，打开“目录选项”对话框。可以看到“目录建自”有“样式”、“大纲级别”和“目

录项域”。前面已经提到，只要设置了大纲级别，Word就可以自动生成目录，就是因为目录选项中默认勾

选了“大纲级别”；如果我们应用了标题样式，Word也会根据这些样式自动生成目录；“目录项域”也是

一种域，一般在不便使用大纲级别和样式的情况才会用到。

图2-16目录选项

前面已经介绍了将自动编号和标题样式关联起来，这样应用了标题样式后，既可以自动编号，还可以自动

生成目录，非常方便。后面还会提到，这样还可以自动为图片和表格的题注编号添加章节号。

学位论文中“中英文摘要”、“参考文献”、“附录”、“致谢”等标题和正文的标题格式要求是一样的，

也要包括在目录中，但不需要编号，可以新建一个“无编号标题1”的样式，设置好字体，在“段落”对

话框设置其大纲级别。

如果修改了文档标题或内容，需要手动更新目录，只要在目录上右击，在快捷菜单中选择“更新域”，Word

会更新目录的标题和页码。

3.1节介绍“题注”功能，能够用来插入图目录或表目录。

2.6建议的操作顺序

第1章介绍了页面设置、分节、页眉设置和双面打印，2.3节介绍了“样式”。了解这些内容后，排版一

般的长文档就没有什么问题了。

对学位论文，还要了解第3章的“题注”，“交叉引用”等功能。

总结一下长文档排版建议的操作顺序：

1.页面设置：页边距，纸张方向，纸张大小和页眉页脚的边距

2.输入文档的大体结构，即各部分的标题，不必输入标题编号，只是为了提供占位符；

3.根据文档结构，适当分节，设置页眉页脚和页码格式；

4.首选修改“正文”样式，然后再修改各级“标题”样式；

5.如果标题需要编号的话，可以在修改标题样式时设置，也可以按2.4节的方法集中设置，推荐集中设置；

6.如果同时存在需要编号的标题和不需要编号的标题，可以为不需要编号的标题新建样式，设置相应的大

纲级别；

7.生成目录。