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powerpoint新手必看

1、字的出现与讲演同步

为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式

的向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将

这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个字块，再分别

按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项

中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一

致了。

2、长时间闪烁字体的制作

在中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般

地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：

在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速

闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴

的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔

一

秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。

3、目录式的跳转

利用字的跳转功能，可以建立页漂亮的目录。设置跳转时，建议

不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避

免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字

框，单击右键，选劝动作设置”项，链接到所要跳转的页面。

4、为什么有的文件特别大

同样是一份六十页，四十张左右图片的文件，一个是4M左右，

一个却近50M，这是怎么回事呢？经仔细检查，原来是因为一个用

BMP图片，一个用JPG格式的图片。在该文件中，由于原图片较大

（A3纸大小），存成BMP格式的作者，看一个文件就4M左右，就

将其在图片编辑器中缩了16倍（长宽各

为原来的25％），结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格

式的作者，看每个图片文件只不过120K左右，就直接在文件中插入，

结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片，其大小就变成了4.7M。

所以用大小适中的BMP图片，可以使你做的文件不至于太大。

5、让Flash在PowerPoint中跃动

在PowerPoint中整合Flash电影可以为其作品加入矢量动画和互

动效果。用这种技术可增加其表现力和影响力。本文所述方法在

Office2000的PowerPoint中调试通过。对其早期版本而言，此方法

需在某些步骤上改动。

6、为什么要在PowerPoint中使用Flash

PowerPoint2000支持嵌入包括AVI和GIF动画的许多文件格式，

但这种嵌入都是静态的，并会大大增加作品的体积。使用Flash电影则

不同，在加入矢量动画和丰富

的互动性操作之后，作品不会超重。嵌入的Flash电影能保持其功

能不变：按钮仍有效；GetURL功能仍能打开默认的浏览器并查找

网址；Tween功能不变。

如果FlashActiveX控制R25(或更高版本)已安装，则Flash电影

还可打印出来。要求有ActiveX控制。

注意：在PowerPoint中使用Flash要求系统安装FlashActiveX

控制。如果系统有Explorer4.0或更高版本并可播放Flash电影，则

ActiveX控制已被安装。检查系统system目录里是否有“”

文件可知道FlashActiveX是否已被安装。FlashActiveX可免费使用

和复制。如果不确定该控件是否正确安装，推荐反安装之后再重装。

反安装之后可去

http://www..com/doc/,/网站自动安装该控件

的最新版本。

7.创建多个幻灯片模板

PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果你的一个演

示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻

灯片做一些美化工作，这是有大量重复动作的枯燥工作。你可以在一

个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，方法如下：为每一种你想重

复的样式创建一张单独的幻灯片。要创建以某样式为基础的新幻灯片，

首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这

张幻灯片（“编辑”|“复制”），然后编辑复制件中的文字和图表。

如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都

切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”

幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就行

8.更改Undo的次数

一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。有两条路

径可以让你更改这个值。点击菜单“编辑”|“重复选

项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，或执行“工具”|“选

项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，即可更改。如图1所示。最高

限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。

９.选择图表中的元素

如果你觉得用鼠标选中某个图表中的元素很困难，可以用键盘来

选择。

1）用鼠标双击图表把它击活。

2）用上、下箭头在元素组间移动。如果一个元素包含很多项目，

用左、右箭头在同一个组中左右切换。

10.文字与旁白同步

为使文字与旁白一起出现，可以采用“自定义动画”中按字母形

式向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可以

按需要将这一段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框，

再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，

并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的出现速度和旁

白一致了。

11.从PowerPoint浏览因特网

一种快速连接到Web的方式，而且不用离开正做的PowerPoint

文件。你可以利用的是Web工具栏。在“幻灯片”视图下，点击菜单

“视图”|“工具栏”|“Web”就可以调出Web工具栏。在“地址”

栏中键入你要去的站点的URL，回车后，PowerPoint就会启动你的浏

览器并且打开你指定的页面。

12.用超级链接做目录

对文字做一些超级链接，可以建立很实用的目录。设置超级链接

时，注意不要选中文字，而要选中文字所在的文本框，这样既可以避

免使字带有下划线，又可以使字的颜色不受母版影响。具体操作为选

中文本框，单击右键，选取“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。

13.确定幻灯片具有相同样式

在你做完了很多张幻灯片后，你也许不太确定所有的标题、符号

是否格式一致。可以执行“工具”|“样式检查”，它针对你的幻灯片

做英文拼写、视觉清晰度、英文大小写及句尾符号等做检查，以增加

幻灯片的一致性。

14.更改默认文件位置

PowerPoint的默认保存文件的位置是“mydocument”文件夹，

你如果习惯把它存到另一个文件夹，比较简单的办法是执行

“工具”|“选项”|“高级”，在“默认文件位置”中输入路径名

称即可。

15.在播放中途显示一张空白画面

有时，在做演示时，会有人问一些问题，它可能与正在放的这张

幻灯片无关，而你想把注意力集中在问题上，或者只是因为听众需要

休息十分钟，这时你就需要让屏幕显示一个空屏。这很简单，按一下

“b”键会显示黑屏，而“w”则是一张空白画面。再按一次返回到你

刚才放映的那张幻灯片。

16.在“幻灯片浏览”视图中检查切换方式

面对一个布满了幻灯片的“幻灯片浏览”视图，你很可能分不清

对哪些幻灯片使用了何种切换方式。尽管当你对某幻灯片实施一种切

换效果后，幻灯片左下方会出现一个小图标，但这些图标都是一样的，

它们并不能让你想起特定的切换方式。有一种简单

的方法让你想起你对某幻灯片选择了何种方式：点击一下那个图

标，PowerPoint就会在对那张幻灯片演示一遍切换效果。

17.在应用程序间移动对象

有很多种方法可以把数据从一个应用程序移动到另一个应用程序，

但如果数据是图表，有一种十分简单的方法来移动，可惜有很多用户

不习惯使用。例如，你在MicrosoftExcel中创建了一个饼图，最快最

简单的方法是用鼠标拖放的方法把它拖到PowerPoint窗口。这种技术

可用于任何支持OLE技术的应用程序。

18.查看整张幻灯片的内容

执行“视图”|“幻灯片缩图”，在屏幕右上方即会出现整张幻灯

片内容，可以了解每个物件位置，方便幻灯片编辑。

19.打印前预览

PowerPoint没有“打印预览”的功能，我们只能用“视

图”|“黑白”来预览黑白打印机所印出的效果。

20.随身携带简报

利用“打包”功能将整份简报及Powerpoint播放机程序压缩至硬

盘或软盘上，以方便您将简报档案转移至其他电脑或未安装

PowerPoint的电脑做幻灯片播放。执行“文件”|“打包”，依照向

导的提示方法一步一步完成，将制作好的简报文件包括链接文件、字

体和播放机一并储存即可。

21.自动更新日期与时间

在幻灯片上可以插入页眉与页脚，让它更有特征一点。执行“视

图”|“页首与页尾”|“幻灯片”，勾选“日期与时间”，选择“自动

更新”，如图4所示，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。

“标

题幻灯片中不显示”选项也很有用，可在标题幻灯片中隐藏“页

眉与页脚”的设定。

22.做会议记录

对于你的演讲，你也许希望有一份记录，包括观众的反应、一些

细节等，以供你会后参考。做会议记录有两种办法，一是执行“工

具”|“会议记录”，输入所需的文字；或者在幻灯片放映时，按鼠标

右键，执行“会议记录簿”，输入所需的文字。

23.放映时指定跳到某张幻灯片

如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，

例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第6张幻

灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。